Erstellen einer Inventur

Um eine neue Inventur anzulegen, öffnen Sie zuerst das Modul Inventur. Falls das Modul nicht erscheint, haben Sie womöglich nicht die richtigen Rechte. Im Modul finden Sie auf der Linken Seite den Reiter Inventur mit dem Untermenü Inventuren.

Klicken Sie auf den Button +, um eine neue Inventur zu erstellen.

Sie haben nun die Möglichkeit, die Inventur basierend auf einer zuvor erstellten Vorlage anzulegen oder sie ohne Vorlage zu erstellen. Klicken Sie auf Verwenden, um die gewünschte Option auszuwählen. Sie können nun entweder die Einstellungen des Templates komplett übernehmen oder individuell anpassen. Mit dem Button Hinzufügen wird die Inventur anschließend erstellt.

TIP

Wie Sie ein Inventur Template erstellen können sowie die Erklärungen zu Inventurumfang, Wiederholungen und Prüfmerkmalen erfahren Sie hier.

Nachdem Sie eine Inventur erstellt haben, landen Sie in der Detailansicht der Inventur. Hier sehen Sie alle relevanten Informationen der Inventur auf einen Blick. Von hier aus können Sie jederzeit über den ← Button auf die Gesamtübersicht aller existierenden Inventuren gelangen.

Inventur Detailansicht

In der Detailansicht der Inventur sehen Sie im Bereich Allgemein neben den Basisinformationen auch den Status der Inventur. Dieser ändert sich je nachdem, in welchem Bearbeitungsstatus sich die Inventur befindet und kann die folgenden Werte annehmen:

• Neu: Die Inventur wurde angelegt, aber noch nicht gestartet.
• In Prüfung: Die zu Prüfenden Objekte werden aktuell kontrolliert.
• Finalisiert: Die Inventur wurde abgeschlossen.
• Abgebrochen: Die Inventur wurde vorzeitig beendet.

In der Detailansicht sehen Sie des Weiteren die Bereiche Umfang und Geschichte. Im Bereich Umfang sehen Sie, ob es sich bei den zu prüfenden Objekten um Stoffrollen oder Komponenten handelt sowie die Lagerhäuser, die in der Inventur berücksichtigt werden. Im Bereich Geschichte sehen Sie alle relevanten Informationen zur Historie der Inventur. Hier wird aufgelistet, wann und von welchem Benutzer die Inventur erstellt, gestartet, finalisiert oder abgebrochen wurde.

Darunter befinden sich die Bereiche Prüfobjekte und Prüffortschritt. Im Bereich Prüfobjekte sehen Sie alle Objekte, die im Rahmen der Inventur kontrolliert werden müssen. Hat die Inventur den Status Neu, ist diese Liste noch leer. Sie wird gefüllt, sobald die Inventur gestartet wird. Sollten Sie mit der vom System erzeugten Auswahl an Prüfobjekten nicht zufrieden sein, haben Sie über den Button Pflichtprüfobjekt Hinzufügen auch die Möglichkeit, weitere Prüfobjekte auszuwählen und der Inventur beizufügen. Der Bereich Prüffortschritt zeigt Ihnen im Laufe der Inventur an, wieviele Objekte bereits geprüft wurden und wie deren Prüfung ausfiel.

WARNING

Beachten Sie, dass Sie beim manuellen Hinzufügen von Prüfobjekten nur Rollen oder Komponenten der Inventurprüfung hinzufügen können, die nicht von anderen bereits gestarteten Inventuren blockiert sind. Für den Fall, dass Sie versuchen, ein bereits blockiertes Objekt hinzuzufügen, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.

Inventur Starten

Grundsätzlich kann eine Inventur auf drei Arten gestartet werden:

• Durch das Starten der Inventur in der Detailansicht
• Durch das Scannen des ersten Prüfobjekts
• Durch das Starten der Inventur in der Scanansicht der Prüfobjekte

Inventur starten über die Detailansicht

Oben rechts im Hamburger Menü finden Sie die Möglichkeit Inventur starten. Sobald die Inventur gestartet wurde, ändert sich der Status der Inventur auf In Prüfung. Nun sehen Sie auch alle vom System ausgewählten Prüfobjekte im unteren Bereich der Detailansicht aufgelistet.

Inventur starten durch Scannen des ersten Prüfobjekts

Alternativ wird eine Inventur auch gestartet, sobald das erste Prüfobjekt gescannt wird. Unmittelbar nachdem eine Inventur angelegt wurde, erscheint sie nicht nur in der Gesamtübersicht aller Inventuren, sondern auch im Modul Lagerhaus im Reiter Inventuren. Die prüfende Person scannt hier jeweils die zu prüfenden Objekte, notiert Abweichungen und bestätigt die Prüfung.

Inventur starten in der Scanansicht der Prüfobjekte

Möchte man trotzdem die Inventur starten, ohne ein Prüfobjekt zu scannen, oder weiß man in diesem Moment nicht, welches Prüfobjekt angescannt werden kann, gibt es in derselben Scanansicht auch einen Starten Button, welcher die Inventur startet und dann die zu scannenden Prüfobjekte auflistet.

TIP

Sobald die Inventur gestartet ist und solange sie sich im Status In Prüfung befindet, können Sie durch das Scannen von Rollen oder Komponenten jederzeit beliebig viele weitere Prüfobjekte manuell hinzufügen.

Teilinventur vs. Vollinventur

Bei Teilinventuren werden nachdem ein Prüfobjekt eingescannt und Abweichungen eingegeben wurden, die Buchungen für dieses Objekt direkt durchgeführt. Beispielsweise wird eine Stoffrolle, die als Nicht Ok geprüft wurde, direkt nach dieser Prüfung im System entsprechend aktualisiert. Bei Vollinventuren werden die Buchungen erst durchgeführt, wenn alle Prüfobjekte kontrolliert wurden und die Finalisierung der Inventur manuell angestoßen wurde (siehe Inventur Finalisieren).

Inventur Abbrechen

Grundsätzlich kann eine Inventur jederzeit abgebrochen werden, solange sie noch nicht finalisiert wurde. Klicken Sie hierfür oben rechts in der Detailansicht auf das Hamburger Menü und wählen Sie anschließend die Möglichkeit Inventur abbrechen. Durch das Abbrechen der Inventur werden alle Prüfobjekte, welche noch nicht abgeschlossen wurden, abgebrochen. Laufende Prüfungen werden unterbrochen. Bei Vollinventuren werden keine Daten verändert, bei Teilinventuren werden die bereits getätigten Buchungen jedoch nicht zurückgenommen.

Inventur Finalisieren

Bei der Finalisierung einer Inventur wird die Inventur abgeschlossen und die offenen Buchungen durchgeführt. Die Finalisierung einer Inventur ist abhängig vom Inventurtyp.

Teilinventur

Die Inventur wird automatisch finalisiert, sobald alle Prüfobjekte kontrolliert wurden.

Vollinventur

Sind alle Prüfobjekte kontrolliert, können Sie die Inventur manuell finalisieren. Klicken Sie hierfür in der Inventur Detailansicht oben rechts wieder auf das Hamburger Menü und wählen Sie die Möglichkeit Inventur Finalisierenaus. Falls noch offene Prüfobjekte existieren, kann die Inventur nicht abgeschlossen werden. Bei der Finalisierung der Vollinventur werden alle offenen Buchungen durchgeführt. Das heißt, dass alle Prüfobjekte, die als Nicht Ok geprüft wurden, entsprechend im System aktualisiert werden.

Nachdem eine Inventur finalisiert wurde, kann sie nicht mehr verändert werden. Im Anschluss an die Finalisierung stehen auch die PDF Dokumente der Inventurübersicht beziehungsweise der einzelnen Prüfobjekte zum Ausdruck bereit. Je nachdem welches PDF sie herunterladen wollen, erhalten Sie es entweder über den Button Inventurbericht Herunterladen im Bereich Allgemein oben in der Inventur Detailansicht sowie neben jedem kontrollierten Objekt in der Liste der Prüfobjekte durch den Button Herunterladen.

Wurde eine Inventur finalisiert, erscheint im Bereich Allgemein außerdem eine Prüfsumme, welche der Datenintegrität und Sicherheit dient. Sie ermöglicht die Erkennung nachträglicher Änderungen in der Datenbank. Wird ein Datensatz nach Erstellung der Prüfsumme modifiziert, stimmt diese nicht mehr mit dem aktuellen Zustand überein.