Inventuren

Das JAG-Node System bietet eine umfassende Lösung für die Verwaltung und Durchführung von Bestandsaufnahmen. Mit dieser Funktion können Unternehmen sowohl Voll- als auch Teilinventuren für ihre Stoffrollen und Komponenten effizient durchführen und verwalten.

Grundkonzept

Die Basis des Inventursystems bilden die Inventur-Templates, die als wiederverwendbare Vorlagen für regelmäßige Inventuren dienen. Bei der Erstellung eines Templates können Benutzer verschiedene grundlegende Parameter festlegen. Dazu gehört ein flexibles Namens- und Beschreibungsschema, das durch Platzhalter wie das aktuelle Datum, die Uhrzeit oder fortlaufende Nummern dynamisch angepasst wird. Für die spätere Dokumentation lassen sich Druckvorlagen hinterlegen, die zur automatischen PDF-Generierung verwendet werden.

Ein besonders nützliches Feature ist die Möglichkeit, automatische Wiederholungen einzurichten. Diese können über Standard-Intervalle oder mittels präziser Cron Expressions definiert werden, wodurch sich selbst komplexe Prüfzyklen abbilden lassen. Beispielsweise kann eine Inventur automatisch an jedem Werktag um 9 Uhr oder alle 4 Stunden ausgelöst werden.

Inventurtypen

Das System unterscheidet zwei grundlegende Arten von Inventuren: Vollinventuren und Teilinventuren. Bei einer Vollinventur werden sämtliche Objekte in den ausgewählten Lagerhäusern einer Prüfung unterzogen. Die Besonderheit liegt dabei in der Buchungsverarbeitung - Änderungen werden erst wirksam, wenn die gesamte Inventur abgeschlossen und manuell finalisiert wurde. Dies ermöglicht eine umfassende Überprüfung aller Eingaben vor der endgültigen Aktualisierung der Bestände.

Teilinventuren hingegen konzentrieren sich auf eine definierte Auswahl von Objekten. Das System wählt diese automatisch anhand vorgegebener Kriterien aus, wobei beispielsweise kürzlich geprüfte Objekte ausgeschlossen oder bestimmte Mengenschwellen berücksichtigt werden können. Ein wesentlicher Unterschied zur Vollinventur besteht darin, dass Buchungen direkt nach jeder einzelnen Objektprüfung durchgeführt werden. Sobald alle vorgesehenen Prüfungen abgeschlossen sind, wird die Teilinventur automatisch finalisiert.

Durchführung

Der praktische Inventurprozess beginnt mit dem Start der Inventur, wofür das System drei verschiedene Möglichkeiten bietet. Benutzer können die Inventur entweder über die Detailansicht starten, das erste Prüfobjekt einscannen oder den Start-Button in der Scanansicht verwenden. Diese Flexibilität ermöglicht es verschiedenen Arbeitsabläufen gerecht zu werden.

Die eigentliche Prüfung erfolgt über die Scan-Page, wo Objekte per Barcode-Scan erfasst werden. Für jedes Objekt können verschiedene Prüfmerkmale kontrolliert werden, die in logische Gruppen oder Schritte unterteilt sein können. Abweichungen werden dokumentiert und können bei Bedarf durch Fotos und zusätzliche Bemerkungen ergänzt werden. Falls bei einer Prüfung Fehler unterlaufen, lässt sich diese durch erneutes Scannen des Objekts korrigieren.

Eine besonders praktische Funktion ist die Möglichkeit, während einer laufenden Inventur weitere Prüfobjekte manuell hinzuzufügen. Dabei verhindert das System automatisch Konflikte, indem Objekte, die bereits in anderen aktiven Inventuren erfasst sind, blockiert werden. Für den Fall, dass ein zu prüfendes Objekt nicht auffindbar ist, können berechtigte Benutzer dies im System entsprechend kennzeichnen.

Abschluss und Dokumentation

Der Abschluss einer Inventur gestaltet sich je nach Typ unterschiedlich. Während Teilinventuren automatisch finalisiert werden, sobald alle Prüfobjekte kontrolliert wurden, erfordert eine Vollinventur einen manuellen Abschluss. Mit der Finalisierung generiert das System eine Prüfsumme, die die Integrität der erfassten Daten sicherstellt.

Zur Dokumentation erstellt das System automatisch PDF-Dokumente, sowohl als Gesamtübersicht der Inventur als auch als Einzeldokumente für jedes Prüfobjekt. Eine detaillierte Historie zeichnet alle Aktionen auf, und eine Fortschrittsübersicht gibt jederzeit Einblick in den aktuellen Stand der Inventur.

Das System verwendet dabei ein klares Statuskonzept: Eine neue Inventur beginnt im Status "Neu", wechselt während der Durchführung zu "In Prüfung" und wird schließlich als "Finalisiert" markiert. Bei Bedarf kann eine Inventur auch vorzeitig abgebrochen werden.

Sicherheit und Kontrolle

Die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit wird durch verschiedene Mechanismen gewährleistet. Eine differenzierte Rechteverwaltung steuert den Zugriff auf verschiedene Funktionen, während die automatische Blockierung von Objekten Konflikte bei parallelen Inventuren verhindert. Jede Änderung wird protokolliert und ist nachverfolgbar. Die bei Abschluss generierte Prüfsumme stellt sicher, dass nachträgliche Änderungen an den Inventurdaten erkennbar sind.