Créer un inventaire

Pour créer un nouvel inventaire, ouvrez d'abord le module Inventaire. Si le module n'apparaît pas, vous n'avez peut-être pas les droits appropriés. Dans le module, vous trouverez l'onglet Inventaire sur le côté gauche avec le sous-menu Inventaires.

Cliquez sur le bouton + pour créer un nouvel inventaire.

Vous avez maintenant la possibilité de créer l'inventaire basé sur un modèle précédemment créé ou de le créer sans modèle. Cliquez sur Utiliser pour sélectionner l'option souhaitée. Vous pouvez soit adopter complètement les paramètres du modèle, soit les personnaliser. L'inventaire est ensuite créé avec le bouton Ajouter.

TIP

Pour savoir comment créer un modèle d'inventaire et les explications sur la portée de l'inventaire, les répétitions et les caractéristiques de contrôle, cliquez ici.

Après avoir créé un inventaire, vous arrivez dans la vue détaillée de l'inventaire. Ici, vous voyez toutes les informations pertinentes de l'inventaire en un coup d'œil. De là, vous pouvez à tout moment retourner à la vue d'ensemble de tous les inventaires existants via le bouton ←.

Vue détaillée de l'inventaire

Dans la vue détaillée de l'inventaire, vous voyez dans la section Général le statut de l'inventaire en plus des informations de base. Celui-ci change selon l'état de traitement de l'inventaire et peut prendre les valeurs suivantes :

• Nouveau : L'inventaire a été créé mais n'a pas encore démarré.
• En contrôle : Les objets à contrôler sont actuellement en cours de vérification.
• Finalisé : L'inventaire est terminé.
• Annulé : L'inventaire a été arrêté prématurément.

Dans la vue détaillée, vous voyez également les sections Portée et Historique. Dans la section Portée, vous voyez si les objets à contrôler sont des rouleaux de tissu ou des composants ainsi que les entrepôts pris en compte dans l'inventaire. Dans la section Historique, vous voyez toutes les informations pertinentes sur l'historique de l'inventaire. Il est listé quand et par quel utilisateur l'inventaire a été créé, démarré, finalisé ou annulé.

En dessous se trouvent les sections Objets de contrôle et Progression du contrôle. Dans la section Objets de contrôle, vous voyez tous les objets qui doivent être contrôlés dans le cadre de l'inventaire. Si l'inventaire a le statut Nouveau, cette liste est encore vide. Elle est remplie dès que l'inventaire démarre. Si vous n'êtes pas satisfait de la sélection d'objets de contrôle générée par le système, vous avez également la possibilité d'ajouter d'autres objets de contrôle à l'inventaire via le bouton Ajouter un objet de contrôle obligatoire. La section Progression du contrôle vous montre au cours de l'inventaire combien d'objets ont déjà été contrôlés et quel a été leur résultat.

WARNING

Notez que lors de l'ajout manuel d'objets de contrôle, vous ne pouvez ajouter au contrôle d'inventaire que des rouleaux ou composants qui ne sont pas bloqués par d'autres inventaires déjà démarrés. Si vous essayez d'ajouter un objet déjà bloqué, vous recevrez un message d'erreur correspondant.

Démarrer l'inventaire

En principe, un inventaire peut être démarré de trois manières :

• En démarrant l'inventaire dans la vue détaillée
• En scannant le premier objet de contrôle
• En démarrant l'inventaire dans la vue de scan des objets de contrôle

Démarrer l'inventaire via la vue détaillée

En haut à droite dans le menu hamburger, vous trouverez l'option Démarrer l'inventaire. Une fois l'inventaire démarré, le statut de l'inventaire passe à En contrôle. Vous voyez maintenant tous les objets de contrôle sélectionnés par le système listés dans la partie inférieure de la vue détaillée.

Démarrer l'inventaire en scannant le premier objet de contrôle

Alternativement, un inventaire démarre également dès que le premier objet de contrôle est scanné. Immédiatement après qu'un inventaire a été créé, il apparaît non seulement dans la vue d'ensemble de tous les inventaires, mais aussi dans le module Entrepôt dans l'onglet Inventaires. La personne qui contrôle scanne ici les objets à contrôler, note les écarts et confirme le contrôle.

Démarrer l'inventaire dans la vue de scan des objets de contrôle

Si vous souhaitez quand même démarrer l'inventaire sans scanner un objet de contrôle, ou si vous ne savez pas à ce moment-là quel objet de contrôle peut être scanné, il y a aussi un bouton Démarrer dans la même vue de scan qui démarre l'inventaire et liste ensuite les objets de contrôle à scanner.

TIP

Une fois que l'inventaire est démarré et tant qu'il est dans le statut En contrôle, vous pouvez à tout moment ajouter manuellement autant d'objets de contrôle supplémentaires que vous le souhaitez en scannant des rouleaux ou des composants.

Inventaire partiel vs. Inventaire complet

Dans les inventaires partiels, après qu'un objet de contrôle a été scanné et que les écarts ont été saisis, les écritures pour cet objet sont effectuées directement. Par exemple, un rouleau de tissu qui a été contrôlé comme Non Ok est directement mis à jour dans le système après ce contrôle. Dans les inventaires complets, les écritures ne sont effectuées que lorsque tous les objets de contrôle ont été contrôlés et que la finalisation de l'inventaire a été déclenchée manuellement (voir Finaliser l'inventaire).

Annuler l'inventaire

En principe, un inventaire peut être annulé à tout moment tant qu'il n'a pas été finalisé. Pour cela, cliquez en haut à droite dans la vue détaillée sur le menu hamburger et sélectionnez ensuite l'option Annuler l'inventaire. L'annulation de l'inventaire annule tous les objets de contrôle qui n'ont pas encore été terminés. Les contrôles en cours sont interrompus. Pour les inventaires complets, aucune donnée n'est modifiée, mais pour les inventaires partiels, les écritures déjà effectuées ne sont pas annulées.

Finaliser l'inventaire

Lors de la finalisation d'un inventaire, l'inventaire est clôturé et les écritures en attente sont effectuées. La finalisation d'un inventaire dépend du type d'inventaire.

Inventaire partiel

L'inventaire est automatiquement finalisé dès que tous les objets de contrôle ont été contrôlés.

Inventaire complet

Une fois que tous les objets de contrôle ont été contrôlés, vous pouvez finaliser manuellement l'inventaire. Pour cela, cliquez à nouveau en haut à droite dans la vue détaillée de l'inventaire sur le menu hamburger et sélectionnez l'option Finaliser l'inventaire. S'il existe encore des objets de contrôle en attente, l'inventaire ne peut pas être clôturé. Lors de la finalisation de l'inventaire complet, toutes les écritures en attente sont effectuées. Cela signifie que tous les objets de contrôle qui ont été contrôlés comme Non Ok sont mis à jour en conséquence dans le système.

Une fois qu'un inventaire a été finalisé, il ne peut plus être modifié. Après la finalisation, les documents PDF de la vue d'ensemble de l'inventaire ou des objets de contrôle individuels sont également disponibles pour l'impression. Selon le PDF que vous souhaitez télécharger, vous l'obtenez soit via le bouton Télécharger le rapport d'inventaire dans la section Général en haut de la vue détaillée de l'inventaire, soit à côté de chaque objet contrôlé dans la liste des Objets de contrôle via le bouton Télécharger.

Une fois qu'un inventaire a été finalisé, une somme de contrôle apparaît également dans la section Général, qui sert à l'intégrité et à la sécurité des données. Elle permet de détecter les modifications ultérieures dans la base de données. Si un enregistrement est modifié après la création de la somme de contrôle, celle-ci ne correspond plus à l'état actuel.