Creare un inventario

Per creare un nuovo inventario, aprire prima il modulo Inventario. Se il modulo non appare, potreste non avere i permessi corretti. Nel modulo troverete sulla sinistra la scheda Inventario con il sottomenu Inventari.

Fare clic sul pulsante + per creare un nuovo inventario.

Ora avete la possibilità di creare l'inventario basandovi su un modello precedentemente creato o di crearlo senza modello. Fare clic su Usa per selezionare l'opzione desiderata. Ora potete sia utilizzare completamente le impostazioni del template che personalizzarle individualmente. Con il pulsante Aggiungi l'inventario viene quindi creato.

TIP

Per sapere come creare un template di inventario e le spiegazioni su ambito dell'inventario, ripetizioni e caratteristiche di controllo, consultare qui.

Dopo aver creato un inventario, arriverete alla vista dettagliata dell'inventario. Qui vedrete tutte le informazioni rilevanti dell'inventario in un colpo d'occhio. Da qui potete tornare in qualsiasi momento alla panoramica generale di tutti gli inventari esistenti tramite il pulsante ←.

Vista dettagliata dell'inventario

Nella vista dettagliata dell'inventario, nell'area Generale vedrete oltre alle informazioni di base anche lo Stato dell'inventario. Questo cambia a seconda dello stato di elaborazione dell'inventario e può assumere i seguenti valori:

• Nuovo: L'inventario è stato creato ma non ancora avviato.
• In verifica: Gli oggetti da controllare sono attualmente in fase di verifica.
• Finalizzato: L'inventario è stato completato.
• Annullato: L'inventario è stato terminato prematuramente.

Nella vista dettagliata vedrete inoltre le aree Ambito e Storia. Nell'area Ambito vedrete se gli oggetti da controllare sono rotoli di tessuto o componenti, nonché i magazzini considerati nell'inventario. Nell'area Storia vedrete tutte le informazioni rilevanti sulla cronologia dell'inventario. Qui viene elencato quando e da quale utente l'inventario è stato creato, avviato, finalizzato o annullato.

Sotto si trovano le aree Oggetti da controllare e Avanzamento controllo. Nell'area Oggetti da controllare vedrete tutti gli oggetti che devono essere controllati durante l'inventario. Se l'inventario ha lo stato Nuovo, questo elenco è ancora vuoto. Viene popolato non appena l'inventario viene avviato. Se non siete soddisfatti della selezione di oggetti da controllare generata dal sistema, avete anche la possibilità di selezionare e aggiungere altri oggetti da controllare all'inventario tramite il pulsante Aggiungi oggetto obbligatorio da controllare. L'area Avanzamento controllo mostra durante l'inventario quanti oggetti sono già stati controllati e quale è stato l'esito del loro controllo.

WARNING

Notare che quando si aggiungono manualmente oggetti da controllare, si possono aggiungere al controllo dell'inventario solo rotoli o componenti che non sono bloccati da altri inventari già avviati. Nel caso si tenti di aggiungere un oggetto già bloccato, si riceverà un messaggio di errore appropriato.

Avviare l'inventario

In generale, un inventario può essere avviato in tre modi:

• Avviando l'inventario nella vista dettagliata
• Scansionando il primo oggetto da controllare
• Avviando l'inventario nella vista di scansione degli oggetti da controllare

Avviare l'inventario dalla vista dettagliata

In alto a destra nel menu hamburger troverete l'opzione Avvia inventario. Una volta avviato l'inventario, lo stato dell'inventario cambia in In verifica. Ora vedrete anche tutti gli oggetti da controllare selezionati dal sistema elencati nella parte inferiore della vista dettagliata.

Avviare l'inventario scansionando il primo oggetto da controllare

In alternativa, un inventario viene avviato anche non appena viene scansionato il primo oggetto da controllare. Immediatamente dopo che un inventario è stato creato, appare non solo nella panoramica generale di tutti gli inventari, ma anche nel modulo Magazzino nella scheda Inventari. Qui la persona che effettua il controllo scansiona gli oggetti da controllare, annota le discrepanze e conferma il controllo.

Avviare l'inventario nella vista di scansione degli oggetti da controllare

Se si desidera comunque avviare l'inventario senza scansionare un oggetto da controllare, o se in quel momento non si sa quale oggetto può essere scansionato, nella stessa vista di scansione c'è anche un pulsante Avvia che avvia l'inventario e poi elenca gli oggetti da scansionare.

TIP

Una volta che l'inventario è stato avviato e finché si trova nello stato In verifica, è possibile aggiungere manualmente altri oggetti da controllare in qualsiasi momento scansionando rotoli o componenti.

Inventario parziale vs. Inventario completo

Negli inventari parziali, dopo che un oggetto è stato scansionato e sono state inserite le discrepanze, le registrazioni per questo oggetto vengono effettuate direttamente. Per esempio, un rotolo di tessuto che è stato controllato come Non Ok viene aggiornato direttamente nel sistema dopo questo controllo. Negli inventari completi, le registrazioni vengono effettuate solo dopo che tutti gli oggetti sono stati controllati e la finalizzazione dell'inventario è stata avviata manualmente (vedere Finalizzare l'inventario).

Annullare l'inventario

In generale, un inventario può essere annullato in qualsiasi momento finché non è stato finalizzato. Per farlo, fare clic sul menu hamburger in alto a destra nella vista dettagliata e selezionare l'opzione Annulla inventario. Annullando l'inventario, tutti gli oggetti da controllare che non sono ancora stati completati vengono annullati. I controlli in corso vengono interrotti. Per gli inventari completi non vengono modificati dati, per gli inventari parziali le registrazioni già effettuate non vengono annullate.

Finalizzare l'inventario

Durante la finalizzazione di un inventario, l'inventario viene completato e vengono effettuate le registrazioni in sospeso. La finalizzazione di un inventario dipende dal tipo di inventario.

Inventario parziale

L'inventario viene finalizzato automaticamente non appena tutti gli oggetti sono stati controllati.

Inventario completo

Una volta che tutti gli oggetti sono stati controllati, è possibile finalizzare manualmente l'inventario. Per farlo, fare clic di nuovo sul menu hamburger in alto a destra nella vista dettagliata dell'inventario e selezionare l'opzione Finalizza inventario. Se esistono ancora oggetti da controllare aperti, l'inventario non può essere completato. Durante la finalizzazione dell'inventario completo vengono effettuate tutte le registrazioni in sospeso. Ciò significa che tutti gli oggetti controllati come Non Ok vengono aggiornati di conseguenza nel sistema.

Dopo che un inventario è stato finalizzato, non può più essere modificato. Dopo la finalizzazione, sono disponibili anche i documenti PDF della panoramica dell'inventario e dei singoli oggetti controllati per la stampa. A seconda di quale PDF si desidera scaricare, lo si ottiene tramite il pulsante Scarica report inventario nell'area Generale in alto nella vista dettagliata dell'inventario o accanto a ogni oggetto controllato nell'elenco degli Oggetti da controllare tramite il pulsante Scarica.

Quando un inventario viene finalizzato, nell'area Generale appare anche un Checksum che serve all'integrità e alla sicurezza dei dati. Permette di rilevare modifiche successive nel database. Se un record viene modificato dopo la creazione del checksum, questo non corrisponderà più allo stato attuale.