Een inventarisatie aanmaken

Om een nieuwe inventarisatie aan te maken, opent u eerst de module Inventarisatie. Als de module niet verschijnt, heeft u mogelijk niet de juiste rechten. In de module vindt u aan de linkerkant het tabblad Inventarisatie met het submenu Inventarisaties.

Klik op de knop + om een nieuwe inventarisatie aan te maken.

U heeft nu de mogelijkheid om de inventarisatie te maken op basis van een eerder gemaakt sjabloon of zonder sjabloon aan te maken. Klik op Gebruiken om de gewenste optie te selecteren. U kunt nu de instellingen van het sjabloon volledig overnemen of individueel aanpassen. Met de knop Toevoegen wordt de inventarisatie vervolgens aangemaakt.

TIP

Hoe u een inventarisatiesjabloon kunt maken en uitleg over inventarisatiebereik, herhalingen en controlepunten vindt u hier.

Nadat u een inventarisatie heeft aangemaakt, komt u in de detailweergave van de inventarisatie. Hier ziet u alle relevante informatie van de inventarisatie in één oogopslag. Van hieruit kunt u altijd via de ← knop terug naar het overzicht van alle bestaande inventarisaties.

Inventarisatie detailweergave

In de detailweergave van de inventarisatie ziet u in het gedeelte Algemeen naast de basisinformatie ook de Status van de inventarisatie. Deze verandert afhankelijk van de bewerkingsstatus van de inventarisatie en kan de volgende waarden hebben:

• Nieuw: De inventarisatie is aangemaakt maar nog niet gestart.
• In controle: De te controleren objecten worden momenteel gecontroleerd.
• Gefinaliseerd: De inventarisatie is afgerond.
• Afgebroken: De inventarisatie is voortijdig beëindigd.

In de detailweergave ziet u verder de gebieden Bereik en Geschiedenis. In het gebied Bereik ziet u of de te controleren objecten stofrollen of componenten zijn en welke magazijnen in de inventarisatie worden meegenomen. In het gebied Geschiedenis ziet u alle relevante informatie over de historie van de inventarisatie. Hier wordt getoond wanneer en door welke gebruiker de inventarisatie is aangemaakt, gestart, gefinaliseerd of afgebroken.

Daaronder bevinden zich de gebieden Controleobjecten en Controlevoortgang. In het gebied Controleobjecten ziet u alle objecten die in het kader van de inventarisatie moeten worden gecontroleerd. Als de inventarisatie de status Nieuw heeft, is deze lijst nog leeg. Deze wordt gevuld zodra de inventarisatie wordt gestart. Mocht u niet tevreden zijn met de door het systeem gegenereerde selectie van controleobjecten, dan heeft u via de knop Verplicht controleobject toevoegen ook de mogelijkheid om extra controleobjecten te selecteren en aan de inventarisatie toe te voegen. Het gebied Controlevoortgang toont u tijdens de inventarisatie hoeveel objecten al zijn gecontroleerd en wat het resultaat van hun controle was.

WARNING

Let op dat u bij het handmatig toevoegen van controleobjecten alleen rollen of componenten aan de inventarisatiecontrole kunt toevoegen die niet door andere reeds gestarte inventarisaties zijn geblokkeerd. Als u probeert een reeds geblokkeerd object toe te voegen, krijgt u een overeenkomstige foutmelding.

Inventarisatie starten

In principe kan een inventarisatie op drie manieren worden gestart:

• Door de inventarisatie te starten in de detailweergave
• Door het eerste controleobject te scannen
• Door de inventarisatie te starten in de scanweergave van de controleobjecten

Inventarisatie starten via de detailweergave

Rechtsboven in het hamburgermenu vindt u de optie Inventarisatie starten. Zodra de inventarisatie is gestart, verandert de status van de inventarisatie naar In controle. Nu ziet u ook alle door het systeem geselecteerde controleobjecten in het onderste gedeelte van de detailweergave.

Inventarisatie starten door het eerste controleobject te scannen

Als alternatief wordt een inventarisatie ook gestart zodra het eerste controleobject wordt gescand. Direct nadat een inventarisatie is aangemaakt, verschijnt deze niet alleen in het totaaloverzicht van alle inventarisaties, maar ook in de module Magazijn in het tabblad Inventarisaties. De controlerende persoon scant hier de te controleren objecten, noteert afwijkingen en bevestigt de controle.

Inventarisatie starten in de scanweergave van de controleobjecten

Als u de inventarisatie toch wilt starten zonder een controleobject te scannen, of als u op dat moment niet weet welk controleobject kan worden gescand, is er in dezelfde scanweergave ook een Starten knop die de inventarisatie start en vervolgens de te scannen controleobjecten weergeeft.

TIP

Zodra de inventarisatie is gestart en zolang deze de status In controle heeft, kunt u door het scannen van rollen of componenten op elk moment handmatig extra controleobjecten toevoegen.

Deelinventarisatie vs. volledige inventarisatie

Bij deelinventarisaties worden de boekingen voor een object direct uitgevoerd nadat het is gescand en afwijkingen zijn ingevoerd. Bijvoorbeeld wordt een stofrol die als Niet Ok is gecontroleerd, direct na deze controle in het systeem bijgewerkt. Bij volledige inventarisaties worden de boekingen pas uitgevoerd wanneer alle controleobjecten zijn gecontroleerd en de finalisering van de inventarisatie handmatig is gestart (zie Inventarisatie finaliseren).

Inventarisatie afbreken

In principe kan een inventarisatie op elk moment worden afgebroken, zolang deze nog niet is gefinaliseerd. Klik hiervoor rechtsboven in de detailweergave op het hamburgermenu en selecteer vervolgens de optie Inventarisatie afbreken. Door het afbreken van de inventarisatie worden alle controleobjecten die nog niet zijn afgerond, afgebroken. Lopende controles worden onderbroken. Bij volledige inventarisaties worden geen gegevens gewijzigd, bij deelinventarisaties worden de reeds uitgevoerde boekingen echter niet teruggedraaid.

Inventarisatie finaliseren

Bij het finaliseren van een inventarisatie wordt de inventarisatie afgesloten en worden de openstaande boekingen uitgevoerd. Het finaliseren van een inventarisatie is afhankelijk van het inventarisatietype.

Deelinventarisatie

De inventarisatie wordt automatisch gefinaliseerd zodra alle controleobjecten zijn gecontroleerd.

Volledige inventarisatie

Als alle controleobjecten zijn gecontroleerd, kunt u de inventarisatie handmatig finaliseren. Klik hiervoor in de inventarisatie detailweergave rechtsboven weer op het hamburgermenu en selecteer de optie Inventarisatie finaliseren. Als er nog openstaande controleobjecten zijn, kan de inventarisatie niet worden afgesloten. Bij het finaliseren van de volledige inventarisatie worden alle openstaande boekingen uitgevoerd. Dit betekent dat alle controleobjecten die als Niet Ok zijn gecontroleerd, overeenkomstig in het systeem worden bijgewerkt.

Nadat een inventarisatie is gefinaliseerd, kan deze niet meer worden gewijzigd. Na de finalisering zijn ook de PDF-documenten van het inventarisatieoverzicht respectievelijk de individuele controleobjecten beschikbaar voor afdrukken. Afhankelijk van welke PDF u wilt downloaden, krijgt u deze via de knop Inventarisatierapport downloaden in het gebied Algemeen bovenaan in de inventarisatie detailweergave of naast elk gecontroleerd object in de lijst van Controleobjecten via de knop Downloaden.

Als een inventarisatie is gefinaliseerd, verschijnt in het gebied Algemeen ook een Controlesom, die dient voor de data-integriteit en veiligheid. Deze maakt het mogelijk om latere wijzigingen in de database te detecteren. Als een record wordt gewijzigd na het maken van de controlesom, komt deze niet meer overeen met de huidige toestand.