Inventarisaties
Het JAG-Node systeem biedt een uitgebreide oplossing voor het beheren en uitvoeren van voorraadopnames. Met deze functie kunnen bedrijven zowel volledige als gedeeltelijke inventarisaties van hun stofrollen en componenten efficiënt uitvoeren en beheren.
Basisconcept
De basis van het inventarisatiesysteem wordt gevormd door de inventarisatie-templates, die dienen als herbruikbare sjablonen voor regelmatige inventarisaties. Bij het maken van een template kunnen gebruikers verschillende basisparameters instellen. Dit omvat een flexibel naam- en beschrijvingsschema dat dynamisch wordt aangepast met behulp van plaatshouders zoals de huidige datum, tijd of volgnummers. Voor latere documentatie kunnen afdruksjablonen worden opgeslagen die worden gebruikt voor automatische PDF-generatie.
Een bijzonder nuttige functie is de mogelijkheid om automatische herhalingen in te stellen. Deze kunnen worden gedefinieerd via standaard intervallen of met behulp van nauwkeurige Cron Expressions, waardoor zelfs complexe controlecycli kunnen worden geconfigureerd. Een inventarisatie kan bijvoorbeeld automatisch elke werkdag om 9 uur of elke 4 uur worden geactiveerd.
Inventarisatietypes
Het systeem onderscheidt twee fundamentele soorten inventarisaties: volledige en gedeeltelijke inventarisaties. Bij een volledige inventarisatie worden alle objecten in de geselecteerde magazijnen gecontroleerd. Het bijzondere hieraan is de boekhoudkundige verwerking - wijzigingen worden pas effectief wanneer de gehele inventarisatie is voltooid en handmatig is gefinaliseerd. Dit maakt een uitgebreide controle van alle invoer mogelijk voordat de voorraad definitief wordt bijgewerkt.
Gedeeltelijke inventarisaties daarentegen richten zich op een gedefinieerde selectie van objecten. Het systeem selecteert deze automatisch op basis van vooraf bepaalde criteria, waarbij bijvoorbeeld recent gecontroleerde objecten kunnen worden uitgesloten of bepaalde hoeveelheidsdrempels kunnen worden overwogen. Een belangrijk verschil met de volledige inventarisatie is dat boekingen direct na elke individuele objectcontrole worden uitgevoerd. Zodra alle geplande controles zijn voltooid, wordt de gedeeltelijke inventarisatie automatisch gefinaliseerd.
Uitvoering
Het praktische inventarisatieproces begint met het starten van de inventarisatie, waarvoor het systeem drie verschillende mogelijkheden biedt. Gebruikers kunnen de inventarisatie starten via de detailweergave, door het eerste te controleren object te scannen of door de startknop in de scanweergave te gebruiken. Deze flexibiliteit maakt het mogelijk om aan verschillende werkprocessen te voldoen.
De eigenlijke controle vindt plaats via de scan-pagina, waar objecten via barcodescanning worden geregistreerd. Voor elk object kunnen verschillende controlekenmerken worden gecontroleerd, die kunnen worden onderverdeeld in logische groepen of stappen. Afwijkingen worden gedocumenteerd en kunnen indien nodig worden aangevuld met foto's en aanvullende opmerkingen. Als er fouten worden gemaakt tijdens een controle, kan deze worden gecorrigeerd door het object opnieuw te scannen.
Een bijzonder praktische functie is de mogelijkheid om tijdens een lopende inventarisatie extra te controleren objecten handmatig toe te voegen. Het systeem voorkomt automatisch conflicten door objecten te blokkeren die al in andere actieve inventarisaties zijn opgenomen. Als een te controleren object niet kan worden gevonden, kunnen geautoriseerde gebruikers dit dienovereenkomstig in het systeem markeren.
Afronding en documentatie
De afronding van een inventarisatie verschilt per type. Terwijl gedeeltelijke inventarisaties automatisch worden gefinaliseerd zodra alle te controleren objecten zijn gecontroleerd, vereist een volledige inventarisatie een handmatige afronding. Bij de finalisering genereert het systeem een controlegetal dat de integriteit van de geregistreerde gegevens waarborgt.
Voor documentatie genereert het systeem automatisch PDF-documenten, zowel als totaaloverzicht van de inventarisatie als individuele documenten voor elk gecontroleerd object. Een gedetailleerde geschiedenis registreert alle acties, en een voortgangsoverzicht geeft op elk moment inzicht in de huidige status van de inventarisatie.
Het systeem gebruikt een duidelijk statusconcept: een nieuwe inventarisatie begint in de status "Nieuw", verandert tijdens de uitvoering naar "In controle" en wordt uiteindelijk gemarkeerd als "Gefinaliseerd". Indien nodig kan een inventarisatie ook voortijdig worden afgebroken.
Veiligheid en controle
De veiligheid en traceerbaarheid worden gewaarborgd door verschillende mechanismen. Een gedifferentieerd rechtenbeheer regelt de toegang tot verschillende functies, terwijl de automatische blokkering van objecten conflicten bij parallelle inventarisaties voorkomt. Elke wijziging wordt geregistreerd en is traceerbaar. Het bij afronding gegenereerde controlegetal zorgt ervoor dat latere wijzigingen in de inventarisatiegegevens herkenbaar zijn.