Inventarisatie Templates

Een inventarisatie template is een sjabloon dat de structuur en eigenschappen van een inventarisatie definieert. Het wordt gebruikt om later inventarisaties te kunnen maken die gebaseerd zijn op de eigenschappen die in het template zijn gedefinieerd. Om een nieuw inventarisatie template te maken, volgt u de onderstaande stappen:

Aanmaken

Navigeren naar het Template Menu: Open eerst de module Inventarisatie. Als de module niet verschijnt, heeft u mogelijk niet de juiste rechten. In de module vindt u aan de linkerkant het tabblad Inventarisatie met het submenu Inventarisatie Sjabloon.

Nieuw Template aanmaken: Klik op de knop + om een nieuw inventarisatie template aan te maken.

Naam- en Beschrijvingsschema's

Naast het invoeren van een naam en beschrijving van het template heeft u ook de mogelijkheid om een naam- en beschrijvingsschema vast te leggen. Dit schema wordt later gebruikt om de namen en beschrijvingen te genereren van de inventarisaties die op dit template zijn gebaseerd. Hierbij kunt u de volgende plaatshouders gebruiken, die later worden vervangen door de werkelijke waarden van de inventarisatie:

• {date}: De huidige datum in het formaat yyyy-MM-dd
• {time}: De huidige tijd in het formaat HH:mm
• {datetime}: De huidige datum met tijd in het formaat yyyy-MM-dd HH:mm
• {seq}: Een oplopend nummer dat voor elke inventarisatie wordt gegenereerd

Afdruksjablonen

Verder kunt u afdruksjablonen toewijzen aan uw inventarisatie template. Deze afdruksjablonen worden later gebruikt om een PDF met de inventarisatiegegevens te genereren. Hier kunt u een afdruksjabloon kiezen voor zowel het inventarisatieoverzicht als voor de individuele controleobjecten.

Herhalingen

U heeft de mogelijkheid om te kiezen of uw inventarisaties op bepaalde tijdstippen automatisch moeten worden gegenereerd. Onder Herhalingstype kunt u de frequentie selecteren waarmee de inventarisaties moeten worden gegenereerd.

Als geen van de voorgestelde herhalingen aan uw eisen voldoet, kunt u met behulp van een Cron Expression in het veld Interval ook een eigen herhalingstype definiëren. Bijvoorbeeld, de Cron Expression 0 9 * * 1-5 voert een herhaling uit op werkdagen om 9 uur. De Expression 0 */4 * * * betekent een herhaling om de 4 uur. Voor gedetailleerde informatie over de syntax raden we de website crontab.guru aan.

Inventarisatie-omvang

Onder Omvang kunt u bepalen of het inventarisatietype een deeltellingen of volledige telling betreft en aangeven of de te controleren objecten stofrollen of componenten zijn. Let op dat per inventarisatie slechts één van beide opties (stofrollen of componenten) kan worden gekozen.

Vervolgens kunt u de magazijnen selecteren die in de inventarisatie moeten worden meegenomen. Als u als inventarisatietype Volledige telling heeft gekozen, worden alle objecten in de geselecteerde magazijnen gecontroleerd.

Als u als inventarisatietype Deeltelling heeft gekozen, kunt u onder Automatische selectie vastleggen hoeveel rollen of componenten automatisch door het systeem moeten worden geselecteerd en geïnventariseerd. Als u het aantal verhoogt, wordt u gevraagd om nader te definiëren volgens welke kenmerken de te controleren objecten door het systeem moeten worden geselecteerd:

• Gecontroleerde negeren: Dit is een opgave in dagen. Hier kunt u vastleggen dat objecten die in de afgelopen x dagen al zijn gecontroleerd, niet opnieuw gecontroleerd hoeven te worden.
• Selectiedrempel: Het criterium waarop te controleren objecten worden geselecteerd. Afhankelijk van of u eerder heeft aangegeven dat het gaat om een inventarisatie van stofrollen of componenten, geeft u hier ofwel de rolrestlengte in millimeter of de restvoorraad van de componenten in stuks aan. Voorbeeld: Bij een invoer van 9000 worden de stofrollen geselecteerd waarvan de restlengte zo dicht mogelijk bij 9000mm ligt.
• Te negeren toestanden: Als u objecten in bepaalde toestanden zoals bijvoorbeeld Beschadigd wilt negeren in de inventarisatie en deze niet wilt controleren, kunt u dat hier vastleggen.

TIP

Onafhankelijk van deze selectie kunt u tijdens het uitvoeren van een inventarisatie ook altijd nog handmatig objecten aan de inventarisatie toevoegen.

Controlekenmerken

Kies onder Fotodocumentatie of en wanneer het verplicht is om de individuele controles van de inventarisatieobjecten met foto's te documenteren.

Naast algemene inventarisatie-instructies kunt u nu ook de individuele kenmerken vastleggen die tijdens de inventarisatie moeten worden gecontroleerd.

Controlekenmerk toevoegen: Kies uit de dropdown lijst het gewenste controlekenmerk. Bij de kenmerken Stofrollengte, Stofrolbreedte en Componenten Aantal definieert u de toleranties op basis van uw behoefte. Ter verduidelijking:

• Absolute positieve tolerantie: De absolute waarde tot waar het controlekenmerk als "In orde" wordt beschouwd. Voorbeeld: Bij een stofrollengte van 10000mm en een absolute positieve tolerantie van 100mm, wordt de stofrol als "In orde" beschouwd als de lengte tussen 10000 en 10100mm ligt.
• Absolute negatieve tolerantie: Hetzelfde in minusrichting. Voorbeeld: Bij een stofrollengte van 10000mm en een absolute negatieve tolerantie van 100mm, wordt de stofrol als "In orde" beschouwd als de lengte bij controle tussen 9900 en 10000mm ligt.
• Relatieve positieve tolerantie: Hier kunt u de tolerantie in procenten aangeven. Voorbeeld: Bij een componentenaantal van 10000 stuks en een relatieve positieve tolerantie van 1%, wordt de component als "In orde" beschouwd als het aantal bij controle tussen 10000 en 10100 ligt.
• Relatieve negatieve tolerantie: Hetzelfde in minusrichting.
• Nominale positieve tolerantie: Ook in procenten, maar hier wordt niet vergeleken met de restlengte van de rol, maar is de richtwaarde hiervoor de nominale rollengte die in het stofartikel van de rol is vastgelegd. Bij een component is het eveneens de nominale hoeveelheid die in het artikel is vastgelegd.
• Nominale negatieve tolerantie: Hetzelfde in minusrichting.

Bij elk controlekenmerk kunt u aangeven hoe de Streefwaarde bij de controle moet worden weergegeven: Altijd, Nooit of Optioneel. Als u Optioneel kiest, wordt de streefwaarde bij de controle standaard grijs weergegeven en kan deze door te klikken worden getoond:

Als u ervoor kiest om de streefwaarde altijd weer te geven, ziet het er bij de objectcontrole later zo uit:

En zo ziet het eruit als de streefwaarde niet moet worden weergegeven - hierbij wordt alleen het veld voor de werkelijke actuele waarde getoond:

Ook heeft u bij de Actuele waarde de mogelijkheid om aan te geven of deze moet worden vooringevuld met de streefwaarde of dat u de voorkeur geeft aan een leeg veld.

Als u het object op meerdere kenmerken wilt controleren, klikt u op de knop + om een nieuw controlekenmerk toe te voegen.

Groepen voor controlekenmerken vastleggen: Bij het invoeren van een controlekenmerk ziet u ook steeds een veld Groep. Hier wordt de indeling vastgelegd waarin de controlekenmerken in de daadwerkelijke inventarisatie tijdens de controle worden weergegeven. De kenmerken kunnen ofwel allemaal in dezelfde stap (in dezelfde groep) worden gecontroleerd of er kunnen verschillende stappen voor de controle worden gedefinieerd. Op de volgende screenshot ziet u een voorbeeld van hoe het uiteindelijk in de daadwerkelijke controle eruit zou kunnen zien:

Als u bij de controle alle controlekenmerken in dezelfde groep wilt hebben en in dezelfde stap wilt invullen, laat u het veld Groep leeg. Als u verschillende stappen wilt definiëren, geeft u alle kenmerken die in dezelfde stap moeten zitten hetzelfde groepsnummer. Als u elk kenmerk in een eigen stap wilt controleren, geeft u elk kenmerk een eigen groepsnummer.

Opslaan

Nieuw template opslaan: Klik op de knop Toevoegen om het template op te slaan.

Na het opslaan van het inventarisatie template verschijnt het in de lijst van alle bestaande templates. Van daaruit kan het worden bewerkt of verwijderd.